Best practices with Microsoft Teams

Learn how to use Microsoft Teams efficiently to boost your team's productivity.

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Boas práticas com o Microsoft Teams

Descubra as melhores práticas para usar o Microsoft Teams de forma eficiente e melhorar a produtividade da sua equipa.

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Microsoft Teams interface showing organized channels and collaboration features
TL;DR — Microsoft Teams is powerful, but only when used efficiently. Structure channels logically, manage notifications wisely, embrace async communication, and document decisions to maximize productivity.

1. Structure channels logically

Microsoft Teams is one of the most widely used collaboration tools in business. However, its full potential is only realized when teams adopt efficient communication and usage practices. Start by organizing channels by project, topic, or client to create clear information hierarchies.

2. Manage notifications wisely

Turn off unnecessary alerts and encourage the team to use @mentions only when relevant. Configure notification settings to reduce distractions and keep focus on high-priority work. Set quiet hours and use status indicators to communicate availability.

Notification best practices
  • Disable notifications for non-urgent channels
  • Use @mentions sparingly and purposefully
  • Set up quiet hours during focus time
  • Use status messages to indicate availability
  • Configure mobile notification preferences

3. Encourage asynchronous meetings

Not every meeting needs to be live. Use short video updates, recorded clips, or detailed messages to share progress. This respects different time zones and work schedules while maintaining team alignment. Check our article on Async Daily Standups That Actually Work for proven techniques.

4. Document and share decisions

Use OneNote, Wiki tabs, or SharePoint integration to record important decisions. Create meeting notes templates and establish clear documentation standards. This ensures transparency and knowledge continuity even with team changes or remote work scenarios.

How Helperteams enhances Teams

Helperteams integrates seamlessly with Microsoft Teams to automate async standups, capture meeting decisions, and provide productivity insights. It transforms Teams from a communication tool into a comprehensive collaboration platform that respects your team's time and workflow.

TL;DR — O Microsoft Teams é poderoso, mas só quando usado eficientemente. Estruture canais de forma lógica, gerencie notificações com sabedoria, abrace comunicação assíncrona e documente decisões para maximizar produtividade.

1. Estruture canais de forma lógica

O Microsoft Teams é uma das ferramentas de colaboração mais usadas no mundo empresarial. No entanto, o seu verdadeiro potencial só é alcançado quando a equipa adota boas práticas de uso e comunicação. Comece organizando os canais por projeto, tema ou cliente para criar hierarquias claras de informação.

2. Use notificações com moderação

Desative notificações desnecessárias e incentive a equipa a utilizar @menções apenas quando relevante. Configure definições de notificação para reduzir distrações e manter o foco no trabalho prioritário. Defina horas de silêncio e use indicadores de status para comunicar disponibilidade.

Melhores práticas de notificações
  • Desative notificações para canais não urgentes
  • Use @menções com moderação e propósito
  • Configure horas de silêncio durante tempo de foco
  • Use mensagens de status para indicar disponibilidade
  • Configure preferências de notificação móvel

3. Promova reuniões assíncronas

Nem todas as reuniões precisam ser em tempo real. Utilize atualizações de vídeo curtas, clipes gravados ou mensagens detalhadas para partilhar progresso. Isto respeita diferentes fusos horários e horários de trabalho enquanto mantém alinhamento da equipa. Consulte o nosso artigo sobre Daily Standups Assíncronos que Funcionam para técnicas comprovadas.

4. Documente e partilhe decisões

Utilize o OneNote, separadores Wiki ou integração SharePoint para registar decisões importantes. Crie templates de notas de reunião e estabeleça padrões claros de documentação. Isto garante transparência e continuidade de conhecimento mesmo com mudanças de equipa ou cenários de trabalho remoto.

Como o Helperteams potencializa o Teams

O Helperteams integra-se perfeitamente com o Microsoft Teams para automatizar standups assíncronos, capturar decisões de reuniões e fornecer insights de produtividade. Transforma o Teams de uma ferramenta de comunicação numa plataforma abrangente de colaboração que respeita o tempo e fluxo de trabalho da sua equipa.